Ein gelungenes Event freut nicht nur die Gäste, sondern besonders auch den Veranstalter. Schließlich arbeitet man je nach Größe und Form wochen- oder monatelang auf ein Ereignis hin. Um so wichtiger, dass alles passt, wenn es ernst wird. Mittlerweile hat die Eventplanung und das Marketing bei uns festen Einzug in die Aktivitäten der Agentur gehalten. Ob nun für Kunden oder für unsere eigenen Veranstaltungen, wie den Social Media Day Aachen oder die Digitalküche oder gar ein Non-Profit Camp in einem Orga-Team, die wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches Event sind jedem ein Begriff.

Bereits vor einiger Zeit haben wir in einer Blog-Reihe 5 Schritte zusammengefasst, die ein Veranstalter auf dem Schirm haben sollte, um zahlreiche Gäste für das Event zu begeistern und zufrieden zu stellen:

1.  Planung

Die Planung steht natürlich an erster Stelle: Was will ich bieten? Wer ist die Zielgruppe? Wie sieht mein Budget aus?

2. Promotion

Gut geplant ist aber noch lange nicht gut besucht. Die Event Promotion stellt den nächsten wichtigen Faktor dar. Wie erreiche ich heutzutage noch besser über digitale Kommunikationswege meine Zielgruppe?

3. Promotion über Soziale Netzwerke

Um Aufmerksamkeit zu erregen und Menschen nachhaltig für eine Veranstaltung zu begeistern, bieten sich soziale Netzwerke an, wie kaum ein anderes Medium. Dabei ist die Wahl der Kanäle natürlich je nach Zielgruppe unterschiedlich und auch die dargebotenen Inhalte sollten durchdacht werden. Was es braucht, um auf Facebook erfolgreich ein Event zu erstellen und zu bewerben, haben wir hier erläutert.

4. Monitoring & Feinjustierung

Der Plan steht, die Werbung läuft, die Social Media Kanäle werden bespielt – aber wie ist überhaupt der aktuelle Stand der Dinge? Lohnen sich die Aktivitäten, müssen Ressourcen evtl. verschoben oder neu berechnet werden? Für das interne Monitoring sollte man sich definitiv Zeit nehmen.

5. Nachbereitung des Events

Der Tag des Events ist da, Leute sind vor Ort, alles geht seinen gut geplanten Gang – wunderbar! Aber bitte die Eventbegleitung auf den eigenen Kanälen nicht vergessen. Gerade auch die Nachbereitung einer Veranstaltung ist ein wichtiger Punkt, denn hieraus kann man ernorm wichtige Erkenntnisse für das nächste Event ziehen.

Zufriedene Gäste sind das beste Lob für einen Event Manager, denn sie tragen diese Botschaft weiter an ihr Netzwerk und kommen wieder. Mit diesen 5 Tipps zur Eventorganisation ist man auf einem guten Weg.