Unser Blog hat diese Woche nur Augen für ein ganz bestimmtes Thema: Projektmanagement im Webdesign. Nachdem gestern die einzelnen Phasen eines Projekts auf dem Plan standen, schließen wir unsere Artikelserie heute mit einem ebenso wichtigen Aspekt ab: Der Projektkommunikation. Denn sie ist die Vorraussetzung dafür, dass ein Projekt nicht nur Spaß macht, sondern letztlich auch von Erfolg gekrönt ist. Damit also Missverständnisse gar nicht erst entstehen, ist ein guter Kontakt vor, während und auch nach dem Projekt im wahrsten Sinne des Wortes goldwert.

Vor dem Projekt & Erstkontakt

Bereits das erste Treffen zwischen Kunden und Agentur ist ausschlaggebend für den weiteren Projektverlauf. Denn meist ist dies der Moment, in dem sich der Kunde endgültig entscheidet, das Projekt zu vergeben. Der Kunde sollte sich also wohl fühlen und die Chemie sollte stimmen. Für uns als Agentur beginnt die Projektkommunikation daher schon mit der Vorbereitung auf das Gespräch. Dazu gehört neben der Analyse des bisherigen Blogs oder der Internetpräsenz auch eine Unternehmensrecherche. So lassen sich die Erwartungshaltung und Anforderungen des Kunden bereits vorher besser einschätzen.

Damit sich Kunden auch vor Projektbeginn gut aufgehoben und ernstgenommen fühlen, ist aktives Zuhören im Erstgespräch das A und O. Als Agentur gilt es den Kenntnisstand des Kunden einzuordnen und seine Wünsche oder Anforderungen herauszuhören. Evtl. müssen auch Fachbegriffe erst erklärt oder am praktischen Beispiel gezeigt werden. Denn in Webdesign-Projekten kommt es nicht selten vor, dass Kunden viele Ideen und Vorstellungen haben, die es aber vielleicht gar nicht braucht oder für die eine bessere Lösung existiert. Hier ist Empathie gefragt, sich seinem Gegenüber anzupassen und den Kunden für seine individuellen Bedürfnisse entsprechend zu beraten.

Während des Projekts

Ist das Erstgespräch erfolgreich verlaufen, das Angebot erstellt und vom Kunden bestätigt, kann es auch gleich losgehen. Das Screendesign wird gestaltet, die Seite programmiert und das neue CMS aufgesetzt. Dabei ist es wichtig, während diesem Prozess regelmäßig Rücksprache mit dem Kunden zu halten. Denn bekommt dieser bei Abschluss eine fertige Seite präsentiert, so ist es in einem so späten Stadium meist umständlich evtl. Änderungswünsche einzubauen. Daher ist es lohnenswert, dass der Projektmanager den Kunden über wichtige Zwischenstände informiert. Auf diese Weise können auch Rückfragen sofort geklärt werden. Zudem ist der Kunde aktiv am Geschehen beteiligt und weiß sich stets auf dem neusten Stand.

Welche Kanäle letztlich für den Austausch genutzt werden – das kommt auch hier wieder ganz auf den Kunden und das Projekt an. Ob E-Mail, Telefon, Skype, Twitter oder Face-to-Face – wir passen uns hier immer gerne den Kundenwünschen an. Nur mit dem Fax stehen wir etwas auf Kriegsfuß. 😉

Abschluss & nach dem Projekt

Den Abschluss eines Projekts bildet meist die Übergabe mit anschließender Rechnungsstellung. Das klingt ziemlich nüchtern, muss es aber nicht sein und kommt auch hier wieder auf die speziellen Bedürfnisse an. Denn eine genaue Empfehlung dafür, wie ein Projekt aus dem Webdesign letztlich am besten übergeben wird, gibt es nicht. Ob eine Präsentation sinnvoll ist, das Ergebnis am Telefon oder in Form eines Abschlussmeetings besprochen wird – das ist von Kunde zu Projekt unterschiedlich. Kurzum: Auch hier ist schlichtweg Kommunikation gefragt, indem man Kunden einfach nach ihren Wünschen fragt.

Ist ein Projekt erfolgreich beendet, heißt das jedoch nicht automatisch, dass auch der Kundenkontakt sofort abbricht – zum Glück, wie wir finden. Gründe hierfür sind bspw. Kleinigkeiten oder Erweiterungen an einer Seite, die erst im Nachhinein angepasst werden. Manchmal sind durch die intensive Zusammenarbeit aber auch einfach sehr nette Beziehungen entstanden, die auch in der Zukunft gerne gepflegt werden.

Und weil jede Artikelserie mal zuende geht, war das der letzte Post unserer Reihe zum Projektmanagement im Webdesign. Wir hoffen, dem ein oder anderen spannende und hilfreiche Tipps mit auf den Weg gegeben zu haben. Wir stürzen uns jetzt fleißig in die nächsten Projekte – natürlich nach Plan.